Voici comment gagner du temps au bureau avec un logiciel tout simple

Voici comment gagner du temps au bureau avec un logiciel tout simple

Bonjour ! Après une longue période d’absence, me revoilà sur le blog pour partager des conseils et astuces pour améliorer votre équilibre de vie !

Dans cet article, je vais vous parler d’un logiciel qui peut vous faire gagner beaucoup de temps, si vous travaillez sur ordinateur (ou en partie sur ordinateur).

Voici la situation : Vous devez expliquer quelque chose à un collègue ou client, et ce, à distance.

Parfois une ligne de texte suffit…

… mais parfois, on aimerai pouvoir montrer avec notre doigt, directement sur l’écran, le truc en question que l’on veut lui expliquer.

Cela peut être une mise en forme de documents qui ne vas pas, une formule Excel dans un fichier qui est fausse, ou bien à quel endroit du logiciel se trouve telle ou telle option…

Comment faire ?

„Mieux vaut une image qu’un long discourt“

Oui, en effet, avec une capture d’écran, un „Screenshot“, on peut expliquer en 2 secondes quelque chose impossible à décrire par e-mail ou même au téléphone !

Et avec une courte vidéo, même de quelques secondes seulement, on peut expliquer très facilement des choses autrement impossibles à décrire !

Techsmith, une entreprise qui développe des logiciels d’édition vidéo l’a très bien compris et propose un logiciel gratuit qui peut changer votre quotidien :

Il s’agit du logiciel JING.

gagner du temps avec JING

Gagner du temps avec des « imprim écran » ?

JING permet une capture d’écran très rapide et simple, sous forme d’image mais aussi de vidéo.

C‘est tout ? non, ce n’est pas tout !

En plus d’être plus rapide et plus pratique que l’application „Snapshot“ de Windows, ce petit logiciel permet aussi d’annoter de texte, flèches, et couleurs la capture d’écran.

Aussi, après avoir créé un compte gratuit chez Techsmith, il est aussi possible de partager d’un simple clic les images ou les vidéos ainsi créées.

Les captures d’écrans sont pour cela stockées gratuitement sur le Cloud de Techsmith et disponibles en ligne.

On peut d’ailleurs paramétrer un raccourci clavier comme par exemple CONTROL+X pour que JING démarre sa capture d’écran. Cela permet de gagner encore plus de temps.

Gagner du temps avec des documentations

Une autre situation où ce genre de logiciel peut vous faire gagner des dizaines d’heures, et vous épargner beaucoup de stress :

Pour réaliser des documentations.

Dans le cas où vous devez déléguer une tâche ou un travail nécessitant beaucoup d’explications, ou bien déléguer une tâche à plusieurs reprises, ou encore si vous allez être remplacé(-e) pendant 6 mois /1 an :

Au lieu d’expliquer 15 fois la même chose à votre collègue / remplaçant / Stagiaire, expliquez tout avec des images et des vidéos.

Avec JING, capturer des images et vidéos depuis l’écran est très simple ! Vous pouvez ensuite structurer le tout dans un fichier Word, par exemple, rédiger la trame de votre documentation en texte, et coller les captures d’écran ou les liens des vidéos directement dans le document texte.

Capture écran JING

Les avantages que cela procure :

Là encore, vous gagnez du temps, car vous travaillez une fois sur votre documentation, et pouvez la „sortir du tiroir“ à tout moment, sans devoir tout réexpliquer depuis le départ !

Si vous partez en congé ou en voyage, on ne vous dérange plus pour des détails, puisque tout est disponible dans la documentation ! Certes, cela requiert de s’organiser suffisamment à l’avance, mais le jeu en vault la chandelle !

Je suis parti deux fois en congé parental, deux fois pour une durée de 2 mois (Oui c’est l’Allemagne 🙂 )

Pour le premier congé j’ai passé du temps à préparer la documentation avec du texte, mais surtout des vidéos. Mon remplacement a très bien marché, et je n’ai pas été dérangé.

Pour mon deuxième congé parental, c’est une autre personne qui m’a remplacé. Elle a pu là encore se servir avec succès de ma documentation.

Visionner les vidéos de documentation l’a beaucoup aidé, et m’a libéré de de nombreuses d’heures d’explications en tête à tête !

Vous avez moin de stress, vous gagnez du temps, et avez la conscience tranquille 🙂

Mais pour revenir à JING, au fait pourquoi c’est gratuit ?

En fait, il existe une version plus évoluée du logiciel qui s’appelle „Snagit“. Mais là où TechSmith a fait fort : C’est que JING est un vrai logiciel, 100% fonctionnel et 100% Gratuit.

Évidemment, pour l’entreprise, c’est un moyen efficace de démarcher de nouveaux clients pour le produit „Snagit“. Mais ceux qui sont satisfaits(-es) avec JING, ne sont pas obligés d’acheter Snagit 🙂

C’est ce que j’appelle du marketing intelligent, et pour cette raison j’en parle avec plaisir sur mon blog.

Voilà pour cet article !

N’hésitez pas à tester JING et à partager votre expérience ! Et si vous avez d’autres astuces et conseils à partager avec les lecteurs / lectrices du blog, n’hésitez pas !

Je vais tenter d’alimenter régulièrement le blog avec de nouveaux articles sur l’organisation personnelle, apprendre à s’organiser, comment gérer son temps, la recherche d’une vie équilibrée..

Si vous avez des propositions d’articles ou des témoignages à partager (même de manière anonyme), n’hésitez pas !

Bis bald ! 😉

Les bienfaits de la méditation au travail

Les bienfaits de la méditation au travail

Note : Cet article a été rédigé par Hélène, qui m’a contacté pour me demander si elle pouvait publier un article sur le sujet de la méditation au travail. Comme je médite moi aussi, j’ai accepté avec plaisir 🙂

À l’heure où les burn-out et bore-out relèvent presque de l’ordinaire, la pratique méditative tend à se débarrasser d’a priori quelque peu dédaigneux pour faire sa grande entrée dans le monde de l’entreprise. Elle est d’ailleurs quotidiennement accueillie à bras ouverts par de nombreux travailleurs, en particulier du côté outre-Atlantique…

Quelles sont les raisons de ce soudain regain d’intérêt pour une philosophie de vie ordinairement associée au bouddhisme ?

Dans quelle mesure est-elle apte à nous épauler dans notre quotidien professionnel ?

Cela vaut-il vraiment le coup de sacrifier quelques instants de notre précieux temps pour nous en remettre à la méditation ?

Qu’est-ce que la méditation ?

Commençons par faire le point sur ce que désigne le terme de « méditation ». On l’associe souvent à la « pleine conscience » ; en effet, elle consiste à booster son attention et à aiguillonner sa concentration. Méditer implique de vivre pleinement le moment présent et d’évoluer dans une logique d’attention exacerbée, en adoptant le recul nécessaire face aux pensées qui nous assaillissent. Elle prend la forme d’un recueillement permettant de renouer avec une paix intérieure : en faisant le vide, nous sommes plus enclins à saisir les mécanismes qui animent notre psyché.

C’est un retour sur soi, une véritable introspection menée avec bienveillance pour s’accepter tels que nous sommes et atteindre un état privilégié d’harmonie entre le corps et l’esprit.

Attention toutefois, la méditation n’est pas un outil que l’on ressort à sa guise de derrière les fagots selon les besoins du moment : c’est une véritable façon d’être, une philosophie de vie pour s’ouvrir à soi et se reconnecter avec son esprit.

La méditation est bien souvent confondue avec l’auto-hypnose. Si ces deux pratiques sont indubitablement apparentées, elles diffèrent sur un point : là où la méditation se présente comme un art de vivre tendant à nous reconnecter avec une certaine sagesse, l’auto-hypnose assure un revers quasi thérapeutique en permettant d’agir en profondeur sur des mauvaises habitudes ou des comportements nocifs. Elle est donc particulièrement indiquée pour les individus qui souffrent de maux d’ores et déjà déclarés : un stress permanent et profondément enfoui conduisant à des insomnies, par exemple, des crises de panique, une baisse importante de la motivation, etc.

Si vous désirez en apprendre davantage sur l’hypnose et l’auto-hypnose, le site Prism’Evolution vous fournira de précieuses informations sur cette page.

La méditation au travail est-elle compatible avec une philosophie business ?

Oui, bien entendu ! Il est biaisé de croire que la méditation n’est que l’apanage d’individus marginalisés, déconnectés des enjeux du réel ou d’une poignée d’idéalistes carburant aux graines germées. Parmi ses adeptes revendiqués, figurent des entrepreneurs ou chefs d’entreprises emblématiques, dont la renommée n’est plus à faire : Steve Jobs (Apple), pour ne citer que lui, s’en remettait quotidiennement à la méditation !

Sans aller jusqu’à arguer que la méditation est à l’origine du succès d’Apple, force est de constater qu’elle a apporté un véritable soutien à l’esprit visionnaire de son fondateur.

Être la figure de proue d’une entreprise ou en être l’un des leviers n’implique pas de renoncer à la prise en compte de notre humanité : quand bien même notre salaire et notre succès sous-entendent une indéniable implication de notre part, nous ne sommes pas des machines. Bien au contraire : face à la recherche obsessionnelle du profit et à la dématérialisation croissante des activités, il est plus que jamais nécessaire de choyer notre esprit et de revenir aux fondamentaux.

En cela, la méditation s’avère un précieux allié pour se reconnecter à sa vie intérieure et bénéficier de retombées positives dans sa vie professionnelle et personnelle. Parfois, il faut savoir reculer pour mieux sauter : prendre le temps de se focaliser sur soi, pour mieux aller de l’avant.

Que gagne-t-on à méditer au travail ?

Un individu actif lambda consacre au minimum sept heures d’une journée à travailler, et ce cinq jours sur sept dans le meilleur des cas. Une activité indubitablement énergivore, qui requiert de maintenir un niveau de concentration élevé et de passer outre la pression exercée par les deadlines serrées, la hiérarchie ou la clientèle.

À cela s’ajoute le stress de perdre son emploi en cas de baisse soudaine de la productivité ou d’incapacité à mener à bien toutes les tâches confiées, ou encore le constat de s’être lassé de son travail et de ne plus parvenir à y trouver un sens quelconque : chaque journée passée à son poste devient un véritable supplice, un déchirement intérieur entre un idéal fantasmé et une réalité bien plus austère, qui nous entraîne dans les bas-fonds du déclin psychologique.

Autant de paramètres qui menacent notre bien-être au travail et, par extension, notre épanouissement personnel, quand ils ne mettent pas notre santé physique et/ou psychique en péril.

Les bienfaits de la méditation sortent du domaine de la supputation et ont fait l’objet de véritables preuves scientifiques. Ainsi, la méditation nous permet d’agir en prévention des maux couramment déplorés dans le milieu business.

Tout le monde a à y gagner : les employés, comme l’entreprise pour laquelle ils travaillent. Parmi les bienfaits avérés d’une pratique régulière de la méditation au travail, citons notamment :

  • une augmentation de la capacité de concentration ;
  • une chute du niveau de stress ;
  • une créativité boostée ;
  • une baisse des risques de dépression ;
  • une diminution des conflits entre collègues ;
  • une augmentation de l’estime de soi ;
  • une mémorisation plus efficace.

Comment méditer au travail ?

Dans la plupart des entreprises implantées dans les pays nordiques et aux États-Unis, la méditation est un exercice routinier adopté par tous, employés comme employeurs. On tolère qu’un travailleur s’absente quelques minutes de son poste pour s’adonner à la méditation : mieux, on l’encourage !
Dans certaines structures, des plages horaires réservées à la méditation sont même aménagées pour pratiquer collectivement et renforcer les liens entre les acteurs.

En France, il va sans dire que nous sommes un peu plus longs à la détente et hermétiques à certaines pratiques qui, pourtant, gagneraient sans conteste à être plébiscitées. Néanmoins, il n’est pas impossible de pratiquer la méditation au travail, et vous pourrez tirer profit de nombreux exercices d’une simplicité déconcertante. Entre deux dossiers, sur sa chaise de bureau ou pendant sa pause repas, quelques minutes sauront faire la différence. Qui sait, peut-être réussirez-vous à convertir vos collègues ?

Voici un exercice très simple pour s’initier à la méditation : commencez par enlever tout ce qui vous gêne et vous empêche de lâcher prise (bijoux trop lourds, ceintures trop serrées, chaussures inconfortables, etc.).

Positionnez-vous sur une chaise, le dos droit, confortablement appuyé contre le dossier, puis fermez les yeux. Le but est de vous concentrer sur vos sensations physiques : vous pouvez soit choisir de vous focaliser sur votre respiration, soit prendre conscience de chacun de vos membres, en remontant progressivement des orteils jusqu’à la tête.

Ne prêtez pas attention aux pensées qui continuent à bourdonner dans votre esprit : contentez-vous de les laisser passer, sans
vous pencher sur l’une d’entre elles en particulier.

Conclusion :

Méditer au travail permet de renouer avec un certain bien-être intérieur, et il va sans dire qu’après quelques semaines de pratique, vos vies personnelle et professionnelle en ressentiront les bienfaits, pour peu que vous preniez la peine de vous y mettre.

Aucune excuse : tout le monde a forcément quelques minutes par jour à y consacrer.

Alors, vous commencez quand ? 🙂

Comment être efficace au travail, voici ma technique !

Comment être efficace au travail, voici ma technique !

Si vous vous demandez parfois comment être efficace au travail, je vais vous présenter une technique, qui sur le long terme peut faire toute la différence. À tel point que vos supérieurs le remarqueront. Je vous le garanti.

En entreprise, il est courant de ne penser qu’à court terme. Il est tentant d’essayer de parer au plus urgent, sans chercher à construire quelque chose, à capitaliser notre expérience sur le long terme.

(suite…)

7 manières de booster sa motivation au travail : Preuves scientifiques à l’appui

7 manières de booster sa motivation au travail : Preuves scientifiques à l’appui

motivation au travail

J’ai trouvé un article du TED passionnant, dont les conclusions sont très précieuses  : « What motivates us at work? More than money » (Qu’est-ce qui nous motive au travail ? Plus que l’argent ?)

Cet article est très pertinent ! En tout cas j’ai très bien pu m’identifier à certaines situations mises en évidence. J’imagine que vous pourrez en faire de même et ainsi mieux définir de quoi vous avez besoin pour être motivé (-ée) au travail J

L’article est en anglais, une très bonne occasion de réviser vos bases ou bien de vous améliorer.

Pour vous mettre l’eau à la bouche, j’ai traduit 2 des 7 situations présentées dans cet article 🙂

Voir le fruit de notre travail nous rend davantage productif (-ve) et booste notre motivation au travail :

Dans la première étude, il a été demandé à des participants d’assembler des jouets Lego de la gamme « bionicle ».

Pour chaque nouveau jouet assemblé, les participants étaient rémunérés de manière dégressive. 3$ pour le premier 2,7$ pour le second et ainsi de suite.

L’étude a été réalisée sur deux groupes de participants :

Les jouets assemblés par le premier groupe ont été placés tels quels sous la table pour être désassemblés à la fin de l’étude.

Les jouets assemblés par le deuxième groupe ont été désassemblés sur le champ, tout de suite après avoir été assemblés par les participants. « C’était comme un cycle perpétuel d’assemblage et de désassemblage » précise  Ariely, la responsable de l’étude.

Le résultat :

Le premier groupe a assemblé, en moyenne, 11 jouets Lego, alors que le second groupe n’en a assemblé que 7 avant de décider d’arrêter.

Ce que cela signifie :

Bien que les participants du premier groupe savaient que les jouets assemblés seraient désassemblés à la fin de l’expérience, le simple fait d’avoir pu voir le fruit de leurs efforts, ne serait-ce que pour un court moment était suffisant pour augmenter significativement leurs performances.

La promesse d’aider les autres nous motive davantage à suivre les règles :

Dans cette étude réalisée dans un hôpital, le chercheur a placé des affiches aux abords des salles d’eau où il est possible de se laver / désinfecter les mains.

Des affiches portaient ce texte « En vous lavant les mains, vous évitez d’attraper des maladies ».

Dans d’autres salles d’eau, le texte de l’annonce a été modifié pour « En vous lavant les mains, vous évitez aux patients d’attraper des maladies »

Le résultat :

Les docteurs et infirmiers (-ières) ont utilisé 45% plus de savon et de désinfectant dans les salles d’eau dans lesquelles les affiches mentionnaient les patients.

Ce que cela signifie :

Aider les autres nous motive énormément, c’est ce qu’on appelle en anglais le « prosocial behavior » (comportement pro-social)

Vous pouvez lire la suite de cet article en anglais sur cette page

What motivates us at work? More than money

Récemment en entreprise, j’ai moi-même pu faire ce constat. Il avait été demandé depuis longtemps aux employés de documenter leur savoir faire, de rédiger des « modes d’emplois » ou bien de décrire de fonctionnement de certains procédés.

Pendant longtemps rien de concret n’avait été rédigé. On  sentait pleinement le manque de motivation au travail, le manque d’envie (« à quoi bon ? »).

Jusqu’au jour où l’on a pris la décision de mettre en place un « wiki d’entreprise ». Basé sur le même principe que le site communautaire Wikipédia, ce wiki interne permet de mettre en forme et de sauvegarder le savoir et le savoir-faire afin de permettre à d’autres d’en profiter.

Le résultat est vraiment au-delà de nos attentes ! Presque tout le monde, au sein de notre entreprise a commencé à ajouter du contenu au Wiki commun. Je suis persuadé que le fait que ce savoir puisse directement profiter aux collègues (et amis) travaillant avec nous est très motivant.

Bien-sûr je pense que le système du wiki en lui-même contribue aussi à améliorer la situation. C’est intuitif, ludique, et permet de naviguer et de sauvegarder les informations plus facilement et de manière plus fiable qu’en accumulant des fichiers sur un serveur…

Et vous ? Pouvez-vous vous identifier aux situations présentées dans cet article ? Est-ce que cela vous motive ?

Les 2 pierres angulaires pour une bonne forme

Les 2 pierres angulaires pour une bonne forme

santé et forme

Cet article est un article invité rédigé par Charles du site Vie-explosive. Merci Charles pour cet article !

Un esprit sain dans un corps sain comme on dit. Mais selon moi, il faut combiner plusieurs axes pour être dans une forme olympique.

La bonne nouvelle ? Tout le monde peut le faire, et se sentir en super forme (peu importe l’âge)

La mauvaise nouvelle ? Cela va nécessiter de changer pas mal d’habitudes, et de ne plus vivre comme on le fait dans notre société (sur certains aspects en tout cas).

(suite…)