Comment libérer encore plus de temps pour nos loisirs, ou familles ?

J’ai déjà répondu à cette question dans l’article « Comment trouver du temps pour le sport ».

Dans cet article j’avais expliqué qu’il existait trois manières de se libérer plus de temps :

  1. Gaspiller moins de temps. Se battre contre les voleurs de temps
  2. Optimiser l’utilisation de son temps pour plus d’efficacité.
  3. Investir notre temps.

La technique de groupage que je présente aujourd’hui correspond au point n°2. Il s’agit d’une méthode d’optimisation visant à améliorer notre efficacité lors de la réalisation de tâches.

Comment fonctionne le groupage, et comment l’utiliser ?

Pour la réalisation de nombreuses tâches, nous avons besoin de temps pour préparer la tâche, et de temps pour y mettre fin. Ceci est valable tant au bureau qu’à la maison dans nos activités quotidiennes. Voici deux exemples pour mieux illustrer le phénomène :

  • Au bureau : La rédaction d’un rapport

Cela nécessite de se replonger mentalement dans le projet concerné, de se remémorer les points importants et de feuilleter les documents sur le sujet avant même de pouvoir taper la première lettre du rapport.

Pour stopper cette activité il est souvent nécessaire de noter quelque part les idées que nous avons encore en tête, pour les retrouver la fois suivante. Il faut bien entendu sauvegarder le fichier.

  •  A la maison : le repassage 

Il faut d’abord sortir la table à repassage, remplir le fer avec de l’eau, faire chauffer le fer quelques minutes, préparer le linge puis commencer à repasser.

Une fois terminé, c’est le processus inverse. On attend que le fer refroidisse, on range le linge dans l’armoire, on plie et on range la table.

On peut généraliser le principe avec le schéma suivant :

En observant ce graphique on peut constater que plus l’on abattra de travail une fois la tâche «lancée », plus l’on rentabilisera l’investissement des temps fixes de préparation et d’arrêt. On réalise donc une économie d’échelle.

Prenons l’exemple des courses alimentaires. Le temps de préparation comprend toujours la rédaction de la liste de courses, aller chercher la voiture (ou le vélo) au garage, et conduire jusqu’au magasin le plus proche. Disons par exemple 30 min au total. Pour terminer la tâche il faut effectuer les opérations à l’envers (de nouveau 30 min).

Imaginez maintenant que par manque d’organisation vous deviez faire 3 fois les courses par semaine au lieu d’une. On multiplie par 3 le nombre de temps fixes dans la semaine, soit 3 heures immobilisées chaque semaine ! Et encore, j’ai négligé le temps passé à faire trois fois la queue à la caisse.

En regroupant toutes les tâches regroupables, on peut donc gagner beaucoup de temps.

Et vous, avez-vous l’habitude de grouper ? Quelles types de tâches groupez-vous ?

Une autre technique d’optimisation de notre usage du temps consiste à limiter les interruptions. Je l’ai détaillée dans l’article : « Êtes-vous protégés des interruptions ?« 

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