janvier 7

Comment ne jamais être en retard

entête RetardLorsque l’on doit être à l’heure quelque part (travail, train, RDV, voyage), bien qu’ayant souvent largement le temps d’arriver à l’heure, on se retrouve presque toujours à  courir après la montre

Et même si l’on finit par arriver à l’heure, on ne peut éviter le stress généré durant le trajet.

Pourtant il existe une méthode très simple qui permet de ne jamais arriver en retard, d’éliminer le stress durant le transport et même de gagner du temps !

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Prenons le scénario typique dans lequel vous vous retrouverez peut-être :

Quand je vivais à La Rochelle, j’habitais à exactement 5 minutes de la gare. Pour autant, j’ai presque toujours couru pour attraper mon train ! Vous avez probablement vécu une situation similaire. Comment est-ce possible ?

Pourquoi sommes-nous en retard ?

Quand on sait que l’on doit être à l’heure quelque part, ce que nous faisons habituellement, c’est un compte à rebours. On part de l’heure du rendez-vous à laquelle on retire le temps de trajet et notre estimation du temps de préparation nécessaire.

Cela nous donne ainsi l’heure jusqu’à laquelle nous pouvons être tranquille d’esprit et vaquer à nos occupations. Passé cette heure, nous devons commencer à nous préparer. C’est ce que représente le schéma 1.

Schéma de retard 1En théorie cela pourrait fonctionner, mais en pratique ce n’est pas efficace. En procédant ainsi on arrivera à coup sûr en retard. Le schéma 2 nous explique pourquoi.

Schéma de retard 2

Le schéma 2 montre ce qui se passe réellement lorsque l’on tente d’estimer le temps de préparation et de transport. La plupart du temps il ne nous est pas possible d’estimer correctement le temps de préparation.

Notre préparation est composée d’une multitude de petites tâches telles que faire la valise, choisir des habits, cirer les chaussures, imprimer un billet de train, sortir l’écharpe du fond de l’armoire… Certaines de ces tâches sont toujours présentes, d’autres apparaissent ou disparaissent selon le contexte, l’heure de la journée, la situation actuelle.

En hiver par exemple, il est nécessaire de remplir une bouteille d’eau chaude pour pouvoir ensuite dégivrer la voiture. On peut aussi se rendre compte au dernier moment que les chaussures ne vont pas du tout avec notre pantalon, et devoir de nouveau nous changer. Bref, il y a toujours un imprévu. En fait, c’est même souvent plusieurs petits imprévus qui s’ajoutent les uns aux autres.

Il nous est impossible d’anticiper tous ces imprévus, et par conséquent nous ne pouvons pas non plus estimer précisément le temps nécessaire pour nous préparer. C’est ce que montre le Schéma 2. La durée de préparation étant toujours plus longue que prévue, on va forcément empiéter sur notre temps de transport et donc arriver en retard ( ou bien devoir courir, ou rouler plus vite, avec le stress et le danger supplémentaire associé 🙁 ).

Une solution efficace pour toujours être ponctuel

Maintenant, voici le 3 me schéma qui, je pense, présente le scénario le plus efficace :

Schéma de retard 3Ce schéma montre que l’on peut effectuer le plus tôt possible une préparation totale, de A à Z. Lors de cette préparation il est nécessaire de faire « comme si » nous allions partir dans l’instant. Il faut se préparer de A à Z jusqu’à ce que l’on touche la poignée de porte de la maison, comme étant prêt à partir.

Si l’on joue bien le jeu, notre esprit sera capable de nous aider à repérer tous les détails indispensables à notre préparation du jour. Et à part les chaussures et le manteau que l’on ne peut mettre qu’au dernier moment, on peut presque tout faire en avance.

Une fois préparés de A à Z on peut avoir la conscience tranquille, travailler, lire ou rêver librement. On pourra tout de même compter 5 minutes pour ce que nous n’avons pas pu préparer (par exemple mettre les chaussures, enfiler le manteau, fermer et quitter la maison. )

Au global, on dispose du même temps libre, mais dans le dernier cas, on en profite mieux puisque l’on est pas stressé ou inquiet à l’idée d’arriver en retard.

En plus de cela, le fait d’être « dans le timing » durant le transport nous permet de nous détendre. Il devient alors envisageable de se relaxer, de lire, de réfléchir à nos projets personnels ou simplement de laisser aller nos pensées. On valorise ainsi beaucoup mieux notre temps de trajet !

A chaque fois que j’utilise cette méthode, je suis ponctuel. Mon objectif maintenant est de parvenir à l’utiliser systématiquement, et pas seulement pour les voyages ou RDV importants. En effet, le plus dur n’est pas de l’appliquer mais d’avoir le réflexe de le faire  au moment où l’on dispose encore de beaucoup de temps devant nous.

Avez-vous, vous aussi, une astuce pour ne pas être en retard ?

Connaissez-vous des gens dans votre entourage qui sont toujours en retard, ou toujours ponctuels ? On apprend souvent beaucoup pour soi en observant les manières des autres :-).

Merci de m’avoir lu !

Thomas

À propos de l'auteur 

Thomas Girard

Je suis Thomas GIRARD, consultant en organisation personnelle. Sur ce blog, je partage avec vous des conseils et méthodes pour trouver un équilibre de vie entre votre travail, votre famille et vos passions (sport ou autres !)


Tags

gestion du temps, organisation


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  1. Bonjour Tom,
    J’aime bien vos articles (c’est le forum course à pied qui m’a amenée à lire votre article sur la motivation dans le sport puis vos autres articles).
    Ma méthode pour être ponctuelle (et je gère pas mal de RDV pros, de trains et avions à prendre, de réunions et autres RDV personnels), c’est une horloge avec 10mn d’avance dans la voiture. Même si je le sais, je me fie d’instinct à cette heure qui me procure un peu d’avance.
    Pour les départs de la maison qui est aussi mon bureau, je compte 1 heure de préparation avec option « petit-déj » + 10 mn par exemple. J’anticipe au maximum : plein d’essence, remplissage du coffre de la voiture, préparation de la valise et de la malette de boulot la veille …
    Comme on a tous plusieurs casquettes en prenant un peu d’âge, en tant que mère de famille, j’ai abandonné l’idée de la mère-femme-épouse parfaite qui prévoit tout et pare à toutes les éventualités. Ce que je peux faire en amont, je le fais mais, le matin du départ, je n’essaie pas de rattrapper le retard (grand classique chez les femmes qui partent en déplacement régulièrement ! comportement fondé sur un vague sentiment de culpabilité « j’abandonne le foyer pour mon job »).
    Je compte aussi un temps de battement pour les embouteillages sur la route de l’aéroport (pas à 6 h du mat mais à 8h par ex) ou pour le café sur l’autoroute … mais, soyons réalistes, j’ai aussi appris à courir avec sac à main, malette(s) et talons dans les gares …

    Continuez vos articles !
    Massalia

    1. Bonjour Massalia,

      Merci pour votre commentaire encourageant. Vous m’avez l’air déjà très bien organisée !

      L’horloge avec 10 min d’avance est une astuce intéressante. Pour moi, par contre, cela ne fonctionne plus ! Je l’utilisais quand j’étais étudiant et petit à petit j’ai grignoté les 10 min de secours pour finalement finir par faire comme si elles n’existaient pas :-(.

      Je pense que vous avez raison de ne pas culpabiliser. Culpabiliser sur quelque chose n’améliore en rien la situation. Je pense que faire preuve de flexibilité et de tolérance envers nous-même est plus efficace pour pouvoir mieux faire la fois d’après.

      En tout cas cela me fait très plaisir que vous lisiez mes articles, n’hésitez pas à me suggérer des idées d’articles ou à ajouter votre expérience personnelle à travers un commentaire comme vous l’avez fait ici 🙂 !

      Thomas

  2. Bonjour,

    Je retiens l’idée des préparatifs faits à l’avance et du temps libre juste avant le départ. Je vais essayer de le mettre en pratique. Bonne journée.

    1. Tenez-moi au courant de vos résultats !

      J’ai déjà eu des retours positifs de collègues et amis qui ont testé.

      Evidemment, il n’est pas dit que cela fonctionne du premier coups, mais ca viens vite !

  3. Bonjour Tom,
    Attention je suis bavard!
    Dans le même esprit, pourquoi ne pas prévoir d’arriver en avance au lieu du rendez-vous, et de passer un ou deux coups de fils, ou lire un dossier, bref des taches ne nécessitant pas d’être au bureau, sur le lieu d’arrivée.
    Personnellement je suis souvent en retard parce que je prends un coup de fil de dernière minute, parceque je culpabilisais de partir à l’heure. Puis j’en ai eu marre de souffrir, je culpabilise beaucoup moins aujourd’hui …
    Digression :
    Et j’ai rangé mon bureau, grace à une collègue,la comptable, maniaque de l’ordre, qui m’a acheté une armoire et a elle-même rangé mon bureau, non vous ne rêvez pas cela existe, tout simplement en mettant les dossiers dans l’armoire (il a fallu quand même deux armoires : une pour la doc et les imprimés, une pour les dossiers). Vingt ans de bureau et si je savais que çà ne servait à rien d’entasser des dossiers sur le bureau (à part à se stresser) je ne croyais pas que c’était possible. Je pensais que dans l’armoire j’allais oublier les dossiers, c’était cela le gros frein : or c’est le contraire : tous les matins je ressors les dossiers, ce qui me donne l’occasion de les regarder : j’y travaille une heure de 8 à 9, bon disons souvent deux heures de 7 à 9 … puis je range avant les rendez-vous …
    Effectivement l’organisation s’apprend pas à l’école, et quand on arrive au boulot personne ne nous aide, comme si l’organisation était quelque chose de personnel, que chacun doit faire à sa sauce : eh bien non : un bureau vide, c’est bénéfique pour n’importe qui. Il me semble qu’un bon patron devrait imposer certaines règles d’organisation à ses employés, ce serait en fait les aider … mais là c’est sans doute un autre problème tais-toi Régis ne parle pas sans réfléchir…
    Autre digression :
    Dans la catégorie regrouper les taches, je propose : passer les coups de fil à une heure définie : l’idée parait évidente et évite les interruptions, mais celà implique beaucoup de discipline … et une attitude active : appeler les gens avant qu’ils rappellent : agir au lieu de subir … que des bénéfices à cette méthode.
    A + si je ne me fais pas virer pour bavardage éhonté …

    1. Bnojour Régis !

      Je ne vire personne pour bavardage :-), encore moins si le sujet est intéressant !

      Pourquoi ne pas prévoir d’arriver en avance au lieu du rendez-vous, et de passer un ou deux coups de fils, ou lire un dossier

      C’est tout à fait possible ! Je m’arrange toujours pour avoir de quoi faire « au cas où » ! Par exemple dans mon smartphone j’ai une application pour apprendre le vocabulaire allemand (je travaille en allemagne). Donc si je dois attendre, hop je révise un peu ! Si les gens sont en retard, finalement tant mieux, je vais améliorer mon allemand 🙂

      @ bientôt !

      thomas

    1. Bonjour !

      J’ai jeté un oeil à l’application. Elle est intéressante ! Je pense qu’elle peut avoir son intérêt pour mettre un place une certaine routine, même si il faut l’avouer, on peut très bien y arriver sans Smartphone 🙂

      Pour éviter de perdre du temps le matin en jouant / bricolant avec l’appli, je pense qu’il faut prendre le temps de la tester le weekend, et de bien penser les étapes de la routine (Brainstorming avec papier crayon) pour que cela colle à la réalité.

      Merci pour le lien !

      Thomas

  4. Bonjour Tom,
    Je suis entièrement d’accord avec vous, c’est d’ailleurs dans cette optique qu’est proposé cette application. Il faut la concevoir comme un outil pour une rééducation. Et comme le dit son créateur et vous-même, à terme on doit pouvoir s’en passer.
    Moi aussi je pense que rien ne vaut la motivation et la détermination pour réussir, mais parfois on à besoin d’un petit coup de pouce.
    Vous avez décrit la meilleur utilisation, faire des estimations de durée des jours sans contraintes. Ensuite les jours J, il faut juste démarrer l’application et ne pas essayer de se perdre dans des test, des manipulations inutile, bref de la PROCRASTINATION …. il faut être efficace !

  5. j’ai enfin trouve les meilleures reponses a cette question: le retard mais maintenant je comprend mieux ce que font les autres pour rire un peu bien habille et partes a l’heure et arrivent a l’hre !!! merci c’est le meilleur plan!!!on peut mm gagner un peu d’avance…a force de se preparer avant qu’arrive le moment de sortir…waw!!! magique

  6. Alors moi c’est autre chose que vous moi j’ai peur d’arriver en retard au collège je stresse presque toujours parce que moi je suis arrivé une fois en retard et moi ça m’inquiète svp pouvez vous m’aider?ça me ferait plaisir

  7. Du bon sens que j’applique depuis des années. J’en suis presque étonné qu’il faille l’expliquer au plus grand nombre. Mais au moins ça fournit les explications claires sur la méthodologie à adopter. Un point qui n’a pas été évoqué : il faut aussi partir en avance pour anticiper les éventuels problèmes de transport. En bref, l’anticipation est le plus grand allié pour éviter les retards.

  8. Je suis assez à cheval sur la ponctualité, cependant j’ai mis de l’eau dans mon vin avec l’âge. En effet si une stricte ponctualité est indispensable pour un entretien d’embauche ou un TGV, ce n’est pas le cas pour un dîner chez des amis (à condition de ne pas être 30 mn en retard ! ) ou un RDV chez mon ophtalmo qui de toute façon va me faire attendre 1 h dans la salle d’attente.
    Avant j’avais tendance à calculer au plus juste mon temps de préparation et à me préparer au dernier moment, mais il y a souvent de petits imprévus (un lacet qui écourte, la chemise prévue sur laquelle on s’aperçoit qu’une tache subsiste, une lentille qui s’égare dans la salle d’eau, du givre sur le pare-brise, etc) qui sans forcément me mettre très en retard créent du stress et ensuite me font rouler trop vite. Le mieux est en effet de se préparer à l’avance et de partir en avance. Quand je suis près en avance j’en profite pour ranger 2 ou 3 choses qui traînent ou pour lire quelques minutes. De même quand j’arrive en avance j’en profite pour répondre à un SMS ou pour essuyer la poussière du tableau de bord de la voiture. L’idée de Tom d’en profiter pour réviser son allemand est une bonne idée aussi, comme ça ps de temps perdu !

  9. Bonjour, je trouve que c’est plus facile ainsi mais des fois quand je constate que j’ai encore du temps devant moi, je commence a faire deux petits choses qui finalement me prends du temps et je suis en retard!

  10. Pour ne pas arriver en retard au college il y en n’a 5

    -Préparer son la veille avant de se coucher

    -préparer ses habits la veille

    – préparer le petit déjeuner sur la table avec un plastique sur le bol ou vous avez mis les fera le ou des gâteau pour qu’il ne doivent pas mou

    -et partir 30 minute avant l’ouverture du collège

    -et mettre le réveil à 7heure si vous devez être à la bas à 7heure 30

  11. – Comment ne jamais être en retard ? Aïe, c’est un sujet captivant. Personnellement je ne suis presque jamais en retard et suis quelqu’un d’assez organisé. Je gère bien mon planning et j’essaie toujours de le respecter. Bien sûr on n’est jamais à l’abri des imprévus mais voilà quand on a une bonne organisation, on arrive toujours à s’en sortir sans problème. J’essaie toujours de ne jamais être en retard, je prépare un peu tous la veille et je check un peu afin de ne rien oublier. Et oui, vous avez raison : On apprend souvent beaucoup pour soi en observant les manières des autres.

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