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Gérer son temps au travail : Mon outil secret

14  comments

Bonjour à tous ! C’est la fin des vacances pour Le Manageur Sportif, et peut-être pour vous aussi !

Me revoilà donc avec un nouvel article dans lequel je présente mon outil secret qui m’aide tous les jours à accroître énormément mon efficacité au travail et à ne pas avoir besoin d’heures supplémentaires.

Recevez le guide gratuit « S’organiser avec succès » pour être efficace, et vous libérer du temps libre pour vos envies et vos passions !

Vous y découvrirez comment :

  • Passer à l'action rapidement, sans efforts
  • Ne plus rien remettre au lendemain
  • Ne plus jamais être débordé (-e)

Un article indispensable, qui vient parfaitement compléter les autres articles de la catégorie gestion du temps.

À la fin de l’article vous pouvez télécharger cet outil simple mais extrêmement utile.

Bonne Lecture !

L’outil magique que j’utilise au quotidien :

Comme vous le remarquez vous-même, il s’agit d’un simple tableur !

Mais c’est justement sa simplicité qui en fait sa force. Nous allons découvrir ensemble comment je l’utilise, puis quels sont les avantages directs que son utilisation nous procure :

 Mode d’emploi :

1 – On entre le nombre d’heures hebdomadaires de notre contrat (dans mon exemple : 40) Le tableur va diviser par 5 (5 jours ouvrés) pour en déduire le volume horaire journalier ( donc 8 h par jour dans mon exemple ).

2 – En arrivant le matin au bureau, on entre à quelle heure on arrive sous la cellule bleue « Début » et à la ligne correspondante au jour ( heures et minutes ). On peut dès le matin entrer l’heure à laquelle on souhaite partir ainsi que le temps de pause du midi (en minute).

3 En fonction de l’heure de départ inscrite dans le tableur, on peut lire dans la colonne total, le nombre d’heures effectuées sur la journée, et dans la colonne  +/-  l’écart positif ou négatif par rapport à notre volume horaire journalier de référence (ici 8h).

La dernière cellule verte, en bas à droite du tableau est la somme des cellules de la colonne +/-. Cette cellule doit idéalement afficher 0 à la fin de la semaine, mais pas obligatoirement durant la semaine. C’est un peu notre « réservoir d’heures ».

L’exemple de l’image montre que 1,3 heures supplémentaires ont été faites cette semaine.

Exemple très simple :

Si lundi je viens au bureau à 8 h, que je fais 30 min de pause le midi et que je pars à 17h30, à la ligne du lundi la colonne total affiche 9 heures et la colonne +/- affiche +1 h.

Le réservoir d’heure (cellule verte) affiche aussi +1h.

Si mardi je travaille cette fois 30 min de plus, alors le réservoir passera à +1,5 h.

Les avantages que procure l’utilisation ce tableur :

  •  Un gain en efficacité immédiat :

Le fait d’entrer dès le matin, à quelle heure la journée commence et à quelle heure on veut qu’elle se termine nous fait prendre conscience de notre budget temps. Cela nous responsabilise sur l’usage de notre temps. Cela va nous permettre de limiter l’intrusion des voleurs de temps, et aussi de pouvoir profiter de la loi de Parkinson sans faire beaucoup d’efforts, puisque l’on visualise concrètement une échéance pour l’accomplissement de notre travail.

Pour rappel si vous n’avez pas encore lu l’article « Doublez votre productivité avec la loi de Parkinson », la loi de Parkinson nous dit que :

« Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement »

Grâce à ce tableur on visualise donc dès le matin l’heure à laquelle on prévoit de partir. Et si on fait une heure de plus par « laisser-aller » ou envie de faire traîner les choses, on ne pourra plus faire l’autruche et l’ignorer car le tableur affichera quoi qu’il arrive : +1h.

Par conséquent, on se sent obligé d’avancer, de concrétiser et de découper notre travail de manière à respecter la plage horaire imposée. Et on prend vite du plaisir à y parvenir ! Ce gain en efficacité va aussi nous aider à ne plus avoir besoin de faire des heures supplémentaires.

  • Une flexibilité d’organisation :

Si notre employeur nous laisse de la flexibilité sur nos horaires, ce tableur va nous permettre d’adapter nos horaires tout en respectant notre contrat et en accomplissant le travail efficacement.

Certaines activités comme le sport par exemple, mobilisent une certaine plage horaire incompressible : Il faut se changer, faire du sport, s’étirer éventuellement, se doucher etc…

Pas toujours évident de placer tout ça dans notre petit budget temps de la journée en semaine !

Donc pour éviter d’avoir des soirées trop denses et pouvoir faire nos activités sans courir après la montre, on peut anticiper en mettant un peu de temps de côté pour l’utiliser quand le besoin se fait sentir.

Par exemple :

Si j’envisage de faire du sport mardi soir et que lundi soir au bureau j’ai encore beaucoup d’énergie et de motivation, j’en profite pour faire une heure de plus et faire avancer mes projets. Je récupérerai cette heure mardi, me laissant le temps de faire mon sport sans stress.

On peut ainsi répartir idéalement notre travail selon notre niveau de concentration et de motivation qui varie beaucoup au court de la semaine. On optimise ainsi l’utilisation de nos ressources !

Quel bonheur de pouvoir partir légitimement 1 heure plus tôt pour pouvoir se faire plaisir à faire du sport ou n’importe quoi d’autre qui nous plaît ! Le lendemain, satisfaits de notre succès, on bénéficie du double de la motivation et de l’énergie que l’on avait la veille ! C’est vraiment un cercle vertueux qui nous est profitable tout comme à notre employeur.

Ne pas aller trop loin :

D’une entreprise à l’autre, la flexibilité horaire tolérée n’est pas la même. Et même si nos calculs sont exacts et que l’on fait nos heures tout en étant beaucoup plus efficaces qu’habituellement, je vous recommande de ne pas pousser trop à l’extrême cette utilisation du réservoir d’heures.

Les gens ne peuvent pas s’empêcher de juger, et si quelqu’un se rend compte que l’on quitte le bureau vraiment très tôt un soir, le premier réflexe sera de penser :

« Quel fainéant (-e) ! Il (elle) ne bosse pas ! »

et non pas :

« Comme il (elle) gère bien son temps ! Il (elle) a probablement très bien planifié son travail pour se dégager du temps pour faire du sport ! »  🙂

Mais rassurez-vous, le fait de faire preuve d’une efficacité remarquable et remarquée, fait très vite taire les remarques désobligeantes pour faire place à la curiosité.

Pour finir je précise qu’il est d’autant plus facile de profiter des avantages de ce tableur si l’on a déjà lu les autres articles de la catégorie gestion du temps et organisation :

Vous y avez aussi accès via le PLAN DU BLOG où ils sont présentés dans l’ordre de lecture conseillé, du haut vers le bas.

Vous pourrez toujours relire cet article après avoir lu les autres. Tous les articles du blog sont complémentaires les uns aux autres et en les relisant je m’étonne parfois moi-même du nombre d’interactions qu’il peut y avoir entre chacun d’entre eux !

Vous pouvez télécharger le tableur en cliquant sur le lien ci-dessous :

>>>Télécharger le Tableur de gestion des heures de travail

Comme d’habitude je vous invite à me laisser un petit commentaire, pour partager vos idées ou expériences. Si vous avez un problème pour télécharger le tableur dîtes-le moi !

Pour finir j’ai oublié de vous dire que j’ai réalisé une petite vidéo pour me présenter, présenter le blog et son intérêt. Vous la trouverez sur la page «  Qui-suis-je ? »

à bientôt,

Thomas

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La rédaction d’un article et sa relecture me prenant du temps, pour être informé directement par mail de la parution de nouveaux articles vous pouvez vous abonner à la Newsletter.

À propos de l'auteur 

Thomas Girard

Je suis Thomas GIRARD, consultant en organisation personnelle. Sur ce blog, je partage avec vous des conseils et méthodes pour trouver un équilibre de vie entre votre travail, votre famille et vos passions (sport ou autres !)


Tags

gestion du temps, organisation, sport, stress, travail


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  1. Bonsoir Thomas et tout d’abord merci pour ta réponse à mon commentaire précédent.
    J’utilisais auparavant un outil similaire, mais je pense adopter le tien qui est beaucoup plus simple. Et surtout je pense tester ta méthode parce que j’utilisais mon tableau plutôt pour le suivi des heures passées et non pour planifier ma semaine, ce qui à mon avis fait une grosse différence maintenant que je connais la fameuse loi de Parkinson. 😉

    1. Bonsoir Cécile !

      N’hésite pas à me dire si cela fonctionne pour toi, si tu l’utilises différemment, ce que cela change dans ton quotidien etc..

      Mes collègues se sont aussi mis à l’utiliser, donc à priori, cela ne fonctionne pas que pour moi 😉

  2. Ping : Apprendre à gérer son temps | Le manageur sportif | gestion du temps | Scoop.it
    1. Bonjour Jean-Philippe !

      En effet il est très intéressant de mettre en parallèle le temps dont on dispose avec l’inventaire des choses à faire (Todo List, ou liste ASAP …). On peut ainsi mieux choisir les tâches qui correspondent à notre budget temps. Mais pour le faire, il faut bien planifier le travail en le « découpant » en petites tâches et « premières Actions ».

      Merci pour le lien, je vais aller lire ton article !

      Thomas

  3. Bonjour,

    L’utilisation de tableurs est efficace mais elle est souvent considéré comme indigeste pour les salariés…

    Je vous propose de vous intéresser aux logiciel de gestion du temps comme Opentime qui permettent un pilotage complet de la gestion du temps dans les entreprises.

    Cordialement,

    Rémy Bacué.

    1. Bonjour Rémi !

      Sauf erreur de ma part, le logiciel Opentime répond aux besoins des entreprises et non pas à ceux des employés.

      Le but de mon tableur excel est de permettre de gérer notre temps à l’échelle de la journée et de la semaine, indépendamment des projets sur lesquels on travaille. La saisie du nombre d’heure dans le fichier excel ne pose, à ma connaissance, pas de problèmes d’autant plus que nous le faisons à titre personnel, dans notre propre intérêt. La saisie ne se fait que deux fois par jour, le matin en arrivant et le soir en partant. Rien de plus simple ! 🙂

      Dans mon article je ne parle pas de pilotage de projets, ni de budgets, ni de factures du nombre d’heure. Le but de mon tableur excel n’est pas du tout d’aider les entreprises à mieux piloter leur projets.

      Pour ce qui est du pilotage des projets et du suivi des heures, par contre, des logiciels comme Opentime peuvent s’avérer très utiles ! Savez-vous si ce logiciel est disponible en Anglais ?

      Selon mon expérience, ce qui pose le plus de problème avec ce type de logiciel, c’est justement la saisie des heures. Comment peut-on se rappeler combien d’heures on a attribué au projet X ou Y ?

      « J’ai pensé 5 min au projet Y, puis réfléchi 15 min sur le projet x, avant de me remettre à travaillez sur Z … »

      Ce qui se passe c’est qu’on ne peut tout simplement pas effectuer une saisie correcte des heures. Alors on le fait en fin de mois « à la louche » en ajustant autant que possible pour retomber exactement sur le nombre d’heures du contrat…

      Pour avoir un décompte fiable des heures de projets, il faudrait :

      1- Une planification du travail exemplaire avec un système d’organisation GTD (Il y a du boulo pour former une entreprise entière)
      2- Un système d’enregistrement des heures qui soit ergonomique et rapide, par exemple via un Widget sur Windows 7 qui permette en un clic de changer de projet, ou encore une application pour smartphone avec widget (cela existe déjà, la meilleure sous Android est selon moi « Time Recording ».)

      Voilà,

      à bientôt peut-être sur le blog !

      1. Bonjour,

        Il est vrai qu’Opentime répond aux besoins des entreprises, mais le fait que chaque employé puissent bénéficier d’une interface qui lui est propre est aussi une manière de répondre à ses besoins.

        Il est vrai qu’une saisie pure sur Excel n’est pas compliqué mais on est vite tenté par les possibilités que peux offrir ce tableur et là les choses deviennent très vite compliqué…

        En ce qui concerne Opentime, le choix de l’anglais sera bientôt mis en place.

        Pour la saisie du temps, nous offrons plusieurs interfaces selon ses habitudes. Une saisie à la journée, à la semaine etc. La configuration est possible par 1/4 d’heure et je pense qu’au final le temps saisie reflète fidèlement la réalité. Le tout est une question d’organisation. Et justement, la force d’Opentime est de pouvoir passer d’un projet à un autre en un clic ;).

        Si vous êtes intéressé je peux vous fournir plus d’informations.

        En attendant veuillez m’excuser si mon premier commentaire n’était pas en totale adéquation avec le sujet de votre article… la gestion du temps est un sujet tellement vaste.

        Bien à vous,

        Rémy

  4. L’utilisation de la loi de parkinson, c’est une bonne idée pour sur, je le fais en permanence. Mais il n’est finalement pas nécéssaire d’avoir un tableur pour y arriver. Il suffit de se fixer des objectifs au jour le jour 🙂 Bon article en tous les cas , bravo!

    1. Bonjour Julien,

      Tu as raison la loi de Parkinson ne nécessite pas vraiment de matériel ou de logiciel pour être appliquée.

      Mais quand on prend conscience de notre budget temps, par exemple en utilisant le tableur de cet article, cela prépare déjà bien le terrain pour nous aider à appliquer cette loi de Parkinson.

      A bientôt !

  5. Bonjour ! J’aimerais beaucoup utiliser également cet outil mais malheureusement le lien vers le téléchargement ne fonctionne plus… Merci beaucoup !

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