Êtes-vous protégés contre les interruptions ?

J’ai déjà posé les bases d’une gestion du temps efficace dans l’article : « Comment avoir plus de temps« . Et la première technique d’optimisation de l’usage de notre temps que j’ai présentée était celle du groupage.

La technique de protection anti-interruptions que je présente aujourd’hui est aussi une technique d’optimisation.

Les interruptions sont partout …

Dans la réalisation de tâches, au bureau ou à la maison, il est courant d’être interrompu. Il est par la suite difficile de reprendre rapidement le cours de l’activité. Cela nécessite généralement un « temps de remise en route », nécessaire pour retourner au niveau d’avancement atteint avant l’interruption.

Les interruptions rallongent considérablement le temps nécessaire à la réalisation de tâches, et d’autant plus s’il s’agit de tâches de réflexion.

Découvrez comment les interruptions agissent et comment les éviter !

Selon le type de tâche, les interruptions ont plus ou moins d’impact. Pour une activité telle que le repassage, le temps de remise en route est très court. La tâche « repassage » n’est ralentie que de la durée de l’interruption.

Le graphique avec la courbe orange explique ce phénomène pour des tâches « normales », comme le repassage.Mais c’est sur les activités de réflexion que les interruptions ont le plus d’impact. Lorsque l’on réfléchit (rédaction de rapport, brainstorming, calcul) le processus se déroule dans notre tête. Son évolution n’est pas systématiquement mesurable physiquement (Nombre de pages écrites, nombre d’idées trouvées etc.). Pour autant, notre esprit travaille dur et une interruption de l’extérieur peut faire écrouler le fragile château de cartes qu’il essayait de construire avec nos idées.

Il est souvent nécessaire de reprendre la réflexion du début ou presque. Le temps de « remise en route » est long. C’est parfois même pire lorsqu’une interruption nous amène à perdre nos idées.

Le graphique avec la courbe rouge explique le phénomène pour des tâches de réflexions.

Bien sûr, la première mesure de sécurité que nous utilisons souvent est l’écriture. Nous écrivons nos idées, nos raisonnements, les étapes de calcul etc. Cependant, notre esprit dispose d’une puissance de calcul tellement grande qu’il nous est parfois impossible de tout saisir avec un crayon et du papier. Quoi que l’on fasse, les interruptions auront donc un impact non négligeable sur notre activité.

Nous ne sommes pas toujours conscients des interruptions. De plus, les interruptions courtes mais fréquentes ont autant voire plus d’impact que celles de plus longues durées. Si l’on a habituellement besoin de 3 heures pour réaliser une tâche en étant régulièrement interrompu, il ne nous en aurait peut-être fallu que 2 en évitant d’être dérangé.

Au bureau, c’est à la fin de la journée que l’on « paye » pour rattraper le temps perdu. Temps qui aurait pu être utilisé pour aller faire du sport par exemple :-).

Comment éviter les interruptions ?

•  A la maison : En expliquant aux membres de la famille que l’on a besoin d’être seul un moment, ou en s’isolant dans une pièce.

•  Au bureau : Pour les phases de réflexion intense, pourquoi ne pas fermer la porte du bureau ? Vous pouvez ensuite la rouvrir lors de la réalisation de tâches plus « mécaniques », moins impactées par les interruptions. Si la « coutume » est de garder les portes des bureaux ouvertes pour faciliter le dialogue (et donc les interruptions :-)), pourquoi ne pas en parler ouvertement à vos collègues ? Ils devraient comprendre que vous ayez par moment besoin de calme et solitude pour rester concentré. Au bureau, le téléphone constitue souvent une source d’interruption. Il est parfois possible de programmer des plages horaires durant lesquelles la messagerie sera déclenchée. Vous pouvez aussi tout simplement laisser le combiné décroché.

Cela ne signifie pas rompre le dialogue, mais simplement mieux le contrôler. Et c’est à chacun de trouver ses propres méthodes pour limiter les interruptions.

J’ai entendu plusieurs personnes me dire qu’elles travaillaient mieux le soir au bureau. C’est souvent parce qu’il n’y a alors plus grand monde et peu de coups de téléphone. Il n’y a donc pas d’interruptions.

La mise en place de mesures de protection anti-interruptions est une solution  très utile pour augmenter notre efficacité.

Comme toute technique d’organisation, cela demande un peu de temps pour être testé, modifié, personnalisé. Mais si vous avez déjà appliqué la méthode des 5S pour ranger votre bureau, vous avez déjà l’habitude 😉 !

Et vous, comment vivez-vous les interruptions au quotidien ? Et au bureau ?

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