Très connue dans le monde industriel, la méthode des 5S qui nous vient du japon permet de créer de l’ordre au bureau comme à la maison.

Cette méthode permet :

  • D’éliminer le temps perdu à chercher les objets
  • De libérer de la place
  • D’améliorer notre efficacité
  • D’inspirer confiance
  • D’avoir une meilleure qualité de vie

Dans cet article je vais présenter comment cette méthode fonctionne, mais surtout comment l’utiliser !

Le nom « 5S » provient des initiales de 5 mots japonais pour 5 principes à suivre : Éliminer, Ranger, Nettoyer et inspecter, Standardiser Respecter ce standard et progresser. Appliquer cette méthode d’organisation dans notre vie quotidienne peut nous apporter énormément.

LES 5S : CE QU’ON Y GAGNE

Avant de passer au tutoriel pour utiliser cette méthode, voyons en détail tous les avantages qu’elle peut nous procurer :

– Eliminer le temps perdu à chercher les objets

Combien de fois par jour nous arrive-t-il de chercher des objets qui ont « disparu » ? Que cela soit les clefs, le téléphone, une cravate ou le portefeuille, c’est justement quand on en a besoin qu’on ne les trouve pas. Et c’est aussi souvent à cause de cela qu’on arrive en retard ! Pourquoi continuer à vivre dans l’urgence et être victime de notre propre inattention ?

Avec un environnement dégagé d’objets inutiles vous aurez un accès facile aux rangements que vous aurez vous-même mis en place. Vous prendrez un réel plaisir à mettre chaque chose à sa place et à l’y retrouver en 2 secondes au moment crucial où vous en avez besoin.

– Libérer de l’espace inutilement utilisé :

C’est incroyable la quantité d’objet que l’on peut accumuler, sans même se poser de questions sur leur utilité. On est habitué à les voir dans notre environnement alors on considère que c’est leur place. En appliquant la méthode des 5S vous aller goûter au plaisir d’avoir l’esprit aussi clair et dégagé que l’est votre lieu de vie.

– Améliorer l’efficacité :

Le fait d’avoir repensé votre ergonomie et mis en place des rangements intelligents va vous permettre d’être plus efficace. Comme il y aura moins d’objets inutiles et que les objets peu utilisés seront éloignés, l’accès aux objets utiles sera beaucoup plus facile. Les tâches seront donc plus faciles et agréables à réaliser, et chaque jour vous vous féliciterez d’avoir eu la bonne idée de vous organiser.

– Inspirer confiance :

Avoir une maison ou un bureau parfaitement bien rangé inspire la confiance à vos amis,  collègues ou clients.

– Avoir une meilleure qualité de vie :

C’est plus agréable de travailler dans un bureau ou de vivre dans une maison propre et rangée. Vous verrez qu’après avoir appliqué la méthode de A à Z, vous aurez l’esprit vraiment plus léger et moins de stress au quotidien.

Ça y est, vous êtes décidé à passer à l’action ? La suite de l’article vous permet de comprendre l’ensemble des étapes de la méthode, pour pouvoir les implémenter correctement.

LES 5 S : APPLICATION

Pour appliquer la méthode je vous propose de suivre 3 étapes :

  1. Eliminer / débarrasser

  2. Ranger

  3. Inspecter / entretenir

 

Etape 1 : Eliminer / débarrasser

Explications :

L’idée ici est de séparer l’utile de l’inutile. Attention ! Cette étape, si vous voulez la mener jusqu’au bout ( pour votre bureau ou votre maison entière) peut vous prendre beaucoup de temps ( jours, voire semaines ). Même si vous avez beaucoup de temps devant vous, vous devez procéder étape par étape. Vous pourrez ainsi arrêter et relancer le processus à tout moment.  C’est beaucoup plus efficace et motivant que de se lancer dans un chantier démesurément grand, que l’on sera obligé de laisser en plan faute de temps.

Actions :

  • Choisissez une petite zone à laquelle vous souhaitez appliquer la méthode des 5S. Par exemple l’endroit où est posé votre ordinateur à l’instant. Considérer par exemple cette surface (table ou bureau).

Comme exemple voici une photo du bureau sur lequel je me trouve.

  • Prenez TOUS les objets qui se trouvent dessus et mettez les en un tas sur une surface dégagée ( par exemple par terre ). J’appelle ce tas, le tas « vrac ». Votre bureau, ou table doit à ce moment être VIDE.
  • Prenez au hasard un par un les objets qui se trouvent sur votre tas. Et posez vous les questions suivantes :
  •  Est-ce que je me sers de cet objet ?

Dîtes le à voix haute car il est courant que l’on se mente à soi-même. Le fait de se l’entendre dire nous force à accepter la réalité.

« Non, je ne me sers plus de ce vieux stylo cassé que je garde depuis le lycée comme soi-disant souvenir. »

Il est aussi possible de faire appel à une personne qui a le sens pratique et qui n’est pas conservatrice de nature. Quelqu’un qui n’a pas de souvenir sur la zone où vous rangez et qui pourra sans état d’âme vous aider à faire votre tri en vous posant les bonnes questions.

Si la réponse à la dernière question est oui alors demandez-vous :

  • Combien de fois par an/mois/jour je l’utilise ?

Regroupez les objets rarement utilisés en une pile éloignée de vous. Gardez les objets couramment utilisés en une pile à côté de vous.

  • Si vous ne l’utilisez pas, est-ce un objet de décoration ? Si c’est le cas placez le dans une pile spéciale « objets de décoration ».

Créer une pile « décoration » vous permettra de prendre du recul sur l’aspect esthétique des objets de décoration. Les couleurs ne vont pas ensemble, ce n’est pas le même style etc. On peut alors en profiter pour repenser notre « design » intérieur.

Si vous n’utilisez pas du tout un objet, vous avez trois possibilités (dans l’ordre) :

  1. Réemployer l’objet
  2. Recycler l’objet
  3. Le jeter

Le réemploi consiste à détourner l’usage premier de l’objet pour faire autre chose.

Le recyclage consiste à le donner à quelqu’un d’autre qui pourrait en avoir l’utilité.

Jeter est la dernière solution.

En cas de réemploi, ce que vous décidez d’en faire conditionnera l’endroit où vous allez ranger l’objet. Si il sera réutilisé sur votre bureau, placez le dans la pile la plus proche de vous (objets couramment utilisés). N’ayez pas de remords à jeter des choses ! N’est-il pas plus utile de se tourner vers l’avenir plutôt que de conserver une infinité d’objets porteurs d’une hypothétique valeur sentimentale ? Les meilleurs souvenirs sont ceux qui restent gravés dans la mémoire. Pour les autres, il existe les photos numériques, ça prend quand même beaucoup moins de place ;-).

Lutter contre « Je le garde au cas où… ». Les seuls objets inutiles que vous pouvez conserver sont ceux de décoration, et les « consommables » tels que papiers, crayons de secours, encre etc. Ces consommables constituent un stock de secours et doivent avoir un lieu de rangement dédié.

Vous répétez donc les étapes du processus pour chaque objet que vous prenez au hasard sur votre tas « vrac », jusqu’à ce que votre tas ait disparu.

Pour ne pas vous perdre dans l’enchainement des questions posées et des décisions à prendre voici un diagramme synthétique.

GTD

Je vous conseille de repasser en revue les piles que vous avez faîtes et de vous poser une deuxième fois la série de questions. En effet les plus conservateurs d’entre nous sont capables de faire semblant de ne rien devoir jeter ! Encore une fois n’ayez aucun scrupules à placer des objets dans la pile « peu utilisé » ou dans la poubelle.

A ce stade vous avez devant vous une poubelle bien remplie et des objets répartis en plusieurs piles selon leur fréquence d’utilisation, ainsi qu’une pile pour la décoration (l’inutile qui est nécessaire :-)).

 Il est alors temps de passer à la phase 2.

Étape 2 : Ranger

 Explications :

Le but de cette étape est de crée des rangements intelligents et ergonomiques pour chaque objet ou catégorie d’objet (stylos, clefs USB etc.). Les rangements que l’on créer soi-même (sur-mesure) sont souvent les plus pratiques.

Il est important de pouvoir identifier facilement quels objets correspondent à quels rangements. On évite ainsi de perdre du temps à chercher dans quel rangement tel ou tel objet est censé aller. De même, on pourra ensuite trouver du premier coup ce que l’on cherche.

« A chaque chose correspond une place, à chaque place correspond une chose »

Ici l’exemple le plus simple à utiliser est celui des ateliers où l’on doit ranger de nombreux outils. Le système de rangement intelligent souvent utilisé est de fixer des clous dans le mur et de dessiner dessus les formes des outils qu’on y suspendra. De cette manière on sait où ranger les outils et on peut facilement repérer s’il en manque un. Il faut réussir à créer le même type de rangement au bureau ou à la maison.

Pour cela, il faut s’imaginer dans notre routine quotidienne et se demander comment faciliter l’accès à tel ou tel objet. Il faut s’imaginer dans l’action. Encore une fois, énumérer à voix haute et faire les actions une à une nous aide à prendre du recul.

Actions :

On commence par le tas d’objets fréquemment utilisés, en prenant les objets un par un.

  • Quelle serait sa meilleure place pour en faciliter l’utilisation ?
  • Existe-t-il un rangement dédié à cet objet / catégorie d’objet ?
  • Si non, puis-je lui en trouver / acheter / fabriquer un ?

Parfois le type de rangement nécessaire est évident, parfois pas du tout. N’ayez alors pas peur d’innover ! Sortez des standards ! Les rangements vendus dans le commerce sont souvent ni ergonomiques, ni bien pensés. Réfléchissez d’abord en terme de fonctionnalité, pour pouvoir trouver de quoi vous avez besoin.

Personnellement, j’ai toujours trouvé que le pot à crayon était un rangement non ergonomique. On ne voit pas forcément bien quels crayons sont dedans ni leur couleur, souvent on en met trop, et les gommes et trombones n’y ont pas leur place. Ces derniers se retrouvent alors dans un tiroir ou en vrac sur la table. Il me fallait un rangement ergonomique pour l’ensemble de mes outils d’écriture ( crayon, trombone, gomme etc.). J’ai alors eu l’idée de découper le fond en carton d’une grosse boite de céréale. Maintenant je dispose mes crayons à plat dans ce baquet. En un clin d’œil je repère celui dont j’ai besoin. Comme mon baquet n’est pas très grand ni profond. Il n’y a la place que pour quelques crayons. Les plus utiles et pas plus ! Je peux aussi l’agrandir pour y créer des compartiments pour trombones ou agrafeuses. Il est facile de déplacer d’un seul mouvement ce « rangement pour écrire » si j’ai besoin de place sur mon bureau.

Voici d’autre exemples de rangements assez malins qui pourraient vous être utiles :

  • Un rangement  « boîte à poche ». En effet, quand on change de pantalon, on oublie parfois un porte feuille dans un jean, la clef dans l’autre etc… et au moment de partir de la maison on devient fou, incapable de les retrouver alors que c’est nous-même qui avons négligé de les ranger (un bon coup de stress dès le matin !). La boîte à poche est donc une zone de stockage temporaire de confiance. On lui vide nos poches en arrivant dans la pièce, et elle nous les rend lorsqu’on la quitte. L’idéal est de placer la boîte à poche en évidence sur un meuble ou sur le bureau, à portée de main.
  • Un bac à linge sale ( pour la maison seulement 😉 ) et la règle qui va avec : VIDER les poches dans la boîte à poche ou à la poubelle. Ne pas mettre de couvercle. Vous verrez ainsi en un clin d’œil s’il est plein ( Ce rangement est déjà beaucoup utilisé).
  • Une boîte à gadgets électroniques  pour nos clefs USB, Chargeurs de téléphone, d’ordinateur. Si l’on doit du jour au lendemain prendre le train, il suffit d’emporter l’ordinateur, cette boîte à gadgets et on est sûr de ne rien oublier !
  • Rangements des objets communs : Ce genre de rangement est déjà utilisé dans beaucoup de foyers. Il permet de garder regroupés les clefs de voiture, leurs papiers,  les clefs de la maison dans une zone commune.
  • Rangement des outils de nettoyage. C’est très important car les outils d’entretien (chiffon, aspirateur) sont utiles à l’étape 3. Il doivent être très accessibles.

Encore une fois n’ayez pas peur de tenter. C’est en expérimentant que l’on fini par trouver LE rangement qui nous convient. Celui qui nous facilite les mouvements et que l’on prend du plaisir à utiliser. Créer des rangements FUN ou beaux peut nous motiver à les utiliser correctement. Si vous connaissez des gens qui vous semblent organisés, inspirez vous d’eux !

Etape 3 : Inspecter / entretenir

Explications :

Cette phase a pour but de nous faire inspecter notre environnement afin de remettre à leur place les choses qui n’y sont pas (plus), de nettoyer et de repérer les problèmes.

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 Actions :

Vous devez établir des règles simples, quotidiennes et hebdomadaires afin d’entretenir l’ordre dans votre environnement.

 Je recommande par exemple d’utiliser les 3 règles suivantes :

  1. Remise en ordre systématique après utilisation d’un objet. (Remise en l’état initial)
  2. Inspections quotidiennes (10 min le soir avant de dormir).
  3. Gros rangement le weekend avec inspection, réparations, vérification des stocks de consommables, et bilan de la semaine.

Si la règle numéro 1 est respectée, alors il ne sera pas nécessaire de plus de 5 min pour appliquer la règle numéro 2. Durant le rangement du weekend, profitez-en pour faire un bilan sur votre semaine. Constater ce qui a, ou n’a pas fonctionné, pour pouvoir corriger le tir la prochaine fois, en modifiant les rangements ou la configuration.

Comme tout système d’organisation, il demande un minimum de temps pour être mis en place et être complètement fonctionnel. Il est important d’avoir confiance en notre système, sans quoi nous n’aurons aucun résultat. Si vous constatez que quelque chose n’a pas fonctionné, ne baissez pas les bras, trouvez la source du problème puis la solution. Il est impossible de mettre en place un système parfait du premier coup.

Le but ici est de mettre en place un cycle d’amélioration continue.

Voilà, vous avez terminé votre implémentation de la méthode des 5S. Vous pouvez maintenant choisir une autre zone (tiroirs, étagères, salle de bain etc.) et renouveler les étapes 1 et 2. Ci-dessous une photo de mon bureau après avoir appliqué la méthode :

Pour avoir une idée de l’aspect que peut prendre le chantier voici les photos de mon bureau avant, pendant et après application des 5 S :

Dans cet article, j’ai tenté de rendre utilisable une méthode connue et reconnue mais pourtant encore trop peu employée. J’ai tenté de concrétiser une méthode qui est souvent évoquée de manière théorique, mais rarement de manière pratique.

Pour finir j’aimerai vous poser 3 questions :

  • Qu’avez vous pensé de cet article ?
  • Vous a-t-il été utile ?
  • Avez vous aussi créé des rangements sur mesure qui vous conviennent ?

Je vous invite à partager vos expériences en terme de rangement et d’organisation.

La rédaction d’un article et sa relecture me prennant du temps, pour être informé directement par mail de la parution de nouveaux articles vous pouvez vous abonnez à la Newsletter.

Merci de m’avoir lu !

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