Sylvie, une lectrice du blog m’a récemment posé cette question dans un commentaire :

 « […] J’écris beaucoup, notes de réunion, notes de préparations, et j’ai envie de tout garder. Seulement je croule sous les papiers. Comment réussir, soit à organiser tout ça, soit à jeter tout ça….?»

Dans cet article je vais donc expliquer pourquoi on en arrive souvent à ce problème et je propose bien sûr une solution !


En apparence, on peut penser que le problème concerne les notes en elles-mêmes.
Toutes ces feuilles de papier qui s’accumulent ou le cahier de notes bien trop rempli et que l’on ne vide jamais.

Mais en réalité, il s’agit d’un problème de gestion de l’information.

D’abord il faut savoir qu’il y a différentes sources d’informations. Nous récoltons chaque jour des informations via ce que l’on voit, ce que l’on entend et nous en générons aussi via notre imagination et notre créativité.

Mais ce qu’on oublie souvent est que les objets aussi peuvent être porteurs d’informations.

Un objet seul, c’est comme une pierre ou une feuille de papier. C’est neutre, inerte mais palpable.

À l’inverse, une information est quelque chose de non palpable. Elle n’a pas de forme ni de couleurs. Mais l’information est souvent la base de notre travail. Nous sommes des travailleurs du savoir.

Bien ques les objets et les informations soient deux choses complètement différentes, ils se promènent souvent ensemble !

Il nous faut apprendre à distinguer les informations des objets qui les transportent.

Très souvent les objets ne transportent non pas une information mais plusieurs comme c’est le cas des feuilles de notes.

Pour pouvoir gérer et traiter l’information, la première étape est de l’identifier. En effet, l’erreur la plus courante est de considérer l’objet et les informations qu’il transporte comme un tout.

Il faut donc identifier chacune des informations transportées par l’objet, indépendamment de l’objet lui-même.
C’est seulement lorsque l’on a identifié les informations qu’on peut les traiter.

Voici un exemple différent de celui des feuilles de notes :

La porte de la cuisine fait un bruit horrible quand on l’ouvre. Cette porte transporte une information. C’est à nous de repérer cette information, et si possible de la convertir en quelque chose de réalisable comme « Huiler la porte de la cuisine ».

Pour ce qui est des feuilles de notes, voici comment je procède :

Il faut « scanner » du regard les feuilles de notes afin d’y reconnaître les informations indépendantes qu’elles transportent.

Personnellement je trace un cadre au feutre rouge afin de délimiter le début et la fin de chaque information.

Je le fais le plus tôt possible, après une réunion ou après un brainstorming.

Par la suite, il est donc enfin possible de traiter les informations puisqu’elles ont déjà été identifiées.
On peut donc les sortir de la feuille de notes, puis les traiter, pour les intégrer à notre système d’organisation de l’information (par exemple un système de liste).

À partir de ce moment là, les feuilles de notes sont vidées de leur contenu et on peut donc les jeter en ayant bonne conscience.

Bien entendu il est indispensable que le système d’organisation de l’information soit parfaitement opérationnel, qu’il soit parfaitement maîtrisé, et que l’on lui attribue une confiance absolue, sans quoi nous sommes réticent à jeter les notes.

Plus aucunes notes ne s’accumulent sur mon bureau, mais pour autant, je ne perds aucune information.

Voici une image exemple de prise de note et d’identification des informations.

N’essayez pas de comprendre mes notes, les projets à l’international me font mélanger l’allemand, le français et l’anglais 🙂

Dans mon exemple, tout le texte se trouve dans les boîtes rouges. C’est qu’avec le temps, j’ai appris à orienter ma prise de note vers l’essentiel, et surtout vers les informations qui me sont utiles.

Sur l’image, cette note est en court de traitement, j’ai eu le réflexe de la scanner pour le blog avant qu’elle ne finisse à la poubelle 🙂

J’essaie aussi d’inciter mes interlocuteurs à parler clairement et à concrétiser leurs idées ou pensées.
Mais il se peut qu’on prenne note de quelque chose d’inutile, qui ne puisse pas être considéré comme une information et qui se retrouve donc en dehors des cadres rouges. Il vaut mieux en noter un peu plus et faire le tri après, que de louper une information importante.

Quand une information a été extraite de la feuille de notes pour être ajoutée à mon système de gestion de l’information, je raye au feutre noir la boîte rouge associée. Quand tout est rayé, la feuille va à la poubelle. Mon bureau ne s’encombre pas !

Voilà ! J’espère que cet article aura pu aider,

Laissez moi un commentaire pour me dire ce que vous en avez pensé !

Merci à Sylvie d’avoir posé cette question intéressante 😉

Thomas

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