Bonjour à tous ! C’est la fin des vacances pour Le Manageur Sportif, et peut-être pour vous aussi !

Me revoilà donc avec un nouvel article dans lequel je présente mon outil secret qui m’aide tous les jours à accroître énormément mon efficacité au travail et à ne pas avoir besoin d’heures supplémentaires.

Un article indispensable, qui vient parfaitement compléter les autres articles de la catégorie gestion du temps.

À la fin de l’article vous pouvez télécharger cet outil simple mais extrêmement utile.

Bonne Lecture !

L’outil magique que j’utilise au quotidien :

Comme vous le remarquez vous-même, il s’agit d’un simple tableur !

Mais c’est justement sa simplicité qui en fait sa force. Nous allons découvrir ensemble comment je l’utilise, puis quels sont les avantages directs que son utilisation nous procure :

 Mode d’emploi :

1 – On entre le nombre d’heures hebdomadaires de notre contrat (dans mon exemple : 40) Le tableur va diviser par 5 (5 jours ouvrés) pour en déduire le volume horaire journalier ( donc 8 h par jour dans mon exemple ).

2 – En arrivant le matin au bureau, on entre à quelle heure on arrive sous la cellule bleue « Début » et à la ligne correspondante au jour ( heures et minutes ). On peut dès le matin entrer l’heure à laquelle on souhaite partir ainsi que le temps de pause du midi (en minute).

3 En fonction de l’heure de départ inscrite dans le tableur, on peut lire dans la colonne total, le nombre d’heures effectuées sur la journée, et dans la colonne  +/-  l’écart positif ou négatif par rapport à notre volume horaire journalier de référence (ici 8h).

La dernière cellule verte, en bas à droite du tableau est la somme des cellules de la colonne +/-. Cette cellule doit idéalement afficher 0 à la fin de la semaine, mais pas obligatoirement durant la semaine. C’est un peu notre « réservoir d’heures ».

L’exemple de l’image montre que 1,3 heures supplémentaires ont été faites cette semaine.

Exemple très simple :

Si lundi je viens au bureau à 8 h, que je fais 30 min de pause le midi et que je pars à 17h30, à la ligne du lundi la colonne total affiche 9 heures et la colonne +/- affiche +1 h.

Le réservoir d’heure (cellule verte) affiche aussi +1h.

Si mardi je travaille cette fois 30 min de plus, alors le réservoir passera à +1,5 h.

Les avantages que procure l’utilisation ce tableur :

  •  Un gain en efficacité immédiat :

Le fait d’entrer dès le matin, à quelle heure la journée commence et à quelle heure on veut qu’elle se termine nous fait prendre conscience de notre budget temps. Cela nous responsabilise sur l’usage de notre temps. Cela va nous permettre de limiter l’intrusion des voleurs de temps, et aussi de pouvoir profiter de la loi de Parkinson sans faire beaucoup d’efforts, puisque l’on visualise concrètement une échéance pour l’accomplissement de notre travail.

Pour rappel si vous n’avez pas encore lu l’article « Doublez votre productivité avec la loi de Parkinson », la loi de Parkinson nous dit que :

« Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement »

Grâce à ce tableur on visualise donc dès le matin l’heure à laquelle on prévoit de partir. Et si on fait une heure de plus par « laisser-aller » ou envie de faire traîner les choses, on ne pourra plus faire l’autruche et l’ignorer car le tableur affichera quoi qu’il arrive : +1h.

Par conséquent, on se sent obligé d’avancer, de concrétiser et de découper notre travail de manière à respecter la plage horaire imposée. Et on prend vite du plaisir à y parvenir ! Ce gain en efficacité va aussi nous aider à ne plus avoir besoin de faire des heures supplémentaires.

  • Une flexibilité d’organisation :

Si notre employeur nous laisse de la flexibilité sur nos horaires, ce tableur va nous permettre d’adapter nos horaires tout en respectant notre contrat et en accomplissant le travail efficacement.

Certaines activités comme le sport par exemple, mobilisent une certaine plage horaire incompressible : Il faut se changer, faire du sport, s’étirer éventuellement, se doucher etc…

Pas toujours évident de placer tout ça dans notre petit budget temps de la journée en semaine !

Donc pour éviter d’avoir des soirées trop denses et pouvoir faire nos activités sans courir après la montre, on peut anticiper en mettant un peu de temps de côté pour l’utiliser quand le besoin se fait sentir.

Par exemple :

Si j’envisage de faire du sport mardi soir et que lundi soir au bureau j’ai encore beaucoup d’énergie et de motivation, j’en profite pour faire une heure de plus et faire avancer mes projets. Je récupérerai cette heure mardi, me laissant le temps de faire mon sport sans stress.

On peut ainsi répartir idéalement notre travail selon notre niveau de concentration et de motivation qui varie beaucoup au court de la semaine. On optimise ainsi l’utilisation de nos ressources !

Quel bonheur de pouvoir partir légitimement 1 heure plus tôt pour pouvoir se faire plaisir à faire du sport ou n’importe quoi d’autre qui nous plaît ! Le lendemain, satisfaits de notre succès, on bénéficie du double de la motivation et de l’énergie que l’on avait la veille ! C’est vraiment un cercle vertueux qui nous est profitable tout comme à notre employeur.

Ne pas aller trop loin :

D’une entreprise à l’autre, la flexibilité horaire tolérée n’est pas la même. Et même si nos calculs sont exacts et que l’on fait nos heures tout en étant beaucoup plus efficaces qu’habituellement, je vous recommande de ne pas pousser trop à l’extrême cette utilisation du réservoir d’heures.

Les gens ne peuvent pas s’empêcher de juger, et si quelqu’un se rend compte que l’on quitte le bureau vraiment très tôt un soir, le premier réflexe sera de penser :

« Quel fainéant (-e) ! Il (elle) ne bosse pas ! »

et non pas :

« Comme il (elle) gère bien son temps ! Il (elle) a probablement très bien planifié son travail pour se dégager du temps pour faire du sport ! »  🙂

Mais rassurez-vous, le fait de faire preuve d’une efficacité remarquable et remarquée, fait très vite taire les remarques désobligeantes pour faire place à la curiosité.

Pour finir je précise qu’il est d’autant plus facile de profiter des avantages de ce tableur si l’on a déjà lu les autres articles de la catégorie gestion du temps et organisation :

Vous y avez aussi accès via le PLAN DU BLOG où ils sont présentés dans l’ordre de lecture conseillé, du haut vers le bas.

Vous pourrez toujours relire cet article après avoir lu les autres. Tous les articles du blog sont complémentaires les uns aux autres et en les relisant je m’étonne parfois moi-même du nombre d’interactions qu’il peut y avoir entre chacun d’entre eux !

Vous pouvez télécharger le tableur en cliquant sur le lien ci-dessous :

>>>Télécharger le Tableur de gestion des heures de travail

Comme d’habitude je vous invite à me laisser un petit commentaire, pour partager vos idées ou expériences. Si vous avez un problème pour télécharger le tableur dîtes-le moi !

Pour finir j’ai oublié de vous dire que j’ai réalisé une petite vidéo pour me présenter, présenter le blog et son intérêt. Vous la trouverez sur la page «  Qui-suis-je ? »

à bientôt,

Thomas

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