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Simplifier vous la vie, en utilisant cet outil « Magique » de gestion de documents !

Pour comprendre ce concept révolutionnaire, voici une courte vidéo de présentation  :

Dans cet article vous apprendrez à utiliser efficacement DropBox ! J’y présente :

  • Comment utiliser DropBox au quotidien

  • Comment se protéger contre la perte ou vol de données

  • Pourquoi DropBox me simplifie la vie

A la fin de cet article je vous donne aussi la possibilité de vous faire parrainer lors de votre création de compte DropBox. Vous pourrez ainsi obtenir gratuitement 500 MO de stockage supplémentaire.

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Une fois le logiciel DropBox installé sur notre ordinateur, on peut remarquer la présence d’un dossier nommé « DropBox ».

image dossier DropBox

Le dossier Dropbox contient par défault 2 dossiers.

Dossier public et image

  • Le dossier “Photos” :

Ce dossier permet de partager facilement des photos avec notre famille ou amis. Vous pouvez par exemple créer un dossier  „Vacance“ dans lequel vous placez vos photos de vacances. Les proches ou amis auxquels vous donnerez l’adresse de la galerie (via e-mail, par écrit ou autre) auront ainsi accès à une jolie galerie photo automatiquement mise en forme par DropBox.

Pour partager une galerie il suffit de cliquer droit sur son dossier et ensuite sur “copier le lien public de la galerie”. On peut ensuite coller le lien dans un e-mail, par exemple.

  • Le dossier « Public » :

Le deuxième dossier pré-installé fonctionne un peu comme la galerie, mais est destiné au contenu qui n`a pas besoin d’être présenté sous forme de galerie Photo. Il peut s’agir par exemple d’un document que vous souhaitez partager avec plusieurs personnes.

Par exemple si vous voulez envoyer une invitation au format PDF à des amis ou clients, vous pouvez placer le fichier PDF dans ce dossier puis partager autant de fois que vous voulez l´adresse public du fichier. Cela évite ainsi de devoir envoyer autant de fois le fichier par e-mail (gain de temps de chargement et gain de place sur la boîte mail)

Pour finir vous pouvez bien sûr créer vos propres dossiers dans la DropBox ( C’est même le but principal !).
Pour cela je vous recommande avant tout de créer un dossier pour chaque projet important ( personnel ou professionnel).

Ensuite, je vous conseille de créer un dossier dans lequel vous placerez autant de sous-dossiers qu’il y a de lettres dans l’alphabet. Dans ce “trieur alphabétique” vous pourrez placer tous les documents certes indispensables, mais qui n’appartiennent pas à un projet.

En effet, pour ce type de documents, le plus efficace est trouver le premier mot auquel nous fait penser leur contenu, puis de les ranger à la première lettre correspondante. Par exemple une photo d’identité numérique ou une photocopie de carte d’identité peuvent être rangées à la lettre « i », dans un dossier “Identité”.

Utiliser DropBox au quotidien :

Comme l’a présenté la vidéo de présentation vous pouvez installer DropBox sur plusieurs ordinateurs ou smartphones afin de pouvoir travailler sur vos documents de manière indifférente sur vos différents ordinateurs, quel que soit le lieu.

Vous pouvez par exemple installer DropBox sur votre PC personnel et sur votre PC professionnel. Si vous souhaitez avoir accès à vos documents depuis un ordinateur qui n’est pas le vôtre (cybercafé), vous pouvez aller sur le site internet Dropbox et avoir accès à vos documents à l’aide de vos codes d’accès (très pratique en voyage).

Comment fonctionne drop-box ?

En fait, les fichiers placés sur la DropBox sont dupliqués sur un serveur à distance, puis  téléchargés (mis à jours) lorsque l’on se connecte sur un autre de nos ordinateurs  ( ou bien smartphone).

Sur les ordinateurs sur lesquels vous installez DropBox, je vous recommande de créer des raccourcis vers vos fichier DropBox. Vous pouvez ainsi avoir un accès facilité aux dossiers les plus souvent utilisés. On peut en effet réellement parler d’ergonomie pour les bureau d´ordinateurs.

A ce sujet, j´ai justement prévu de publier prochainement un article qui explique comment ranger correctement son bureau d’ordinateur (Ca y est, c’est fait :Comment ranger son bureau d’ordinateur ?). Le but étant de se faciliter l’accès aux dossiers et fichiers de manière à nous faire économiser nos clics ( et nos nerfs 🙂 ).

Je vais maintenant évoquer un sujet important et souvent mentionné lorsqu’il s’agit de stocker des informations en ligne.

Drop box et la securité : Perte ou vol de données

D’un point de vue sécurisation des données, DropBox ne plaisante pas :

« Nous cryptons les fichiers que vous stockez sur Dropbox à l’aide de la norme AES-256, celle également utilisée par les banques pour sécuriser les données de leurs clients. Le cryptage du stockage est effectué une fois les fichiers chargés, et nous assurons la gestion des clés de cryptage.

Dropbox utilise également une protection significative contre les problèmes de sécurité du réseau, comme les attaques par déni de service distribué (DDOS), les attaques de l’homme du milieu (HDM) et le sniffage de paquets. »

 

Extrait de la politique de sécurisation de DROP-BOX.

Malgré tout, avec le numérique et internet, nul ne peut garantir le risque 0. Il est donc important de prendre quelques mesures de sécurité personnelles.

Tout d’abord, il faut comprendre comment fonctionne DropBox :

Si l’on place un fichier sur notre DropBox au bureau, on peut remarquer que l’icône DropBox nous indique un temps de chargement. C’est le temps dont a besoin DropBox pour dupliquer notre fichier sur un serveur appartenant à DropBox. Ensuite, lorsque l’on accède de nouveau à notre Dropbox, par exemple sur notre ordinateur familial, le serveur charge automatiquement le nouveau fichier vers notre dossier DropBox.

Pour nous, utilisateurs, le résultat semble « magique » puisque les mises à jours sont automatiques.

Voici maintenant 2 conseils afin de pouvoir utiliser le service DropBox en toute confiance et sécurité.

  • Utiliser des mots de passe complexes

Si vous avez installé drop-box sur deux ordinateurs ( bureau et maison par exemple). Assurez-vous d’avoir un mot de passe complexe pour l’ouverture de votre session. On peut en effet imaginer le pire, si, alors que nous serions au travail, quelqu’un s’introduisait chez nous et avait accès au contenu de notre DropBox. Il est donc préférable d’utiliser des mots de passe longs, avec chiffres, lettres et caractères spéciaux.

De même pour votre smartphone, vous pouvez premièrement protéger le déverrouillage du téléphone (en plus du code PIN), mais aussi ajouter un mot de passe pour l’ouverture de votre DropBox (Cf image ci-dessous). En effet, on perd plus facilement un téléphone qu’un ordinateur de bureau :-).

Code de verrouillage DropBox

  • Effectuer des sauvegardes locales

Je vous recommande fortement d’effectuer des sauvegardes locales régulières. Pour le faire vous pouvez simplement copier / coller votre dossier DropBox complet depuis votre ordinateur sur un disque dur externe ou simplement une clef USB (il existe des clefs USB de plusieurs Giga).

Cette manipulation est simple et rapide. Je vous recommande donc de la faire régulièrement. Ainsi, quoi qu’il arrive, vous ne perdrez pas vos données, et en cas de mauvaise manipulation vous aurez toujours accès à la version antérieure que vous aviez sauvegardé.

Espace de stockage de la drop Box

DropBox, dans la version gratuite du service propose un espace de stockage de 2 Giga. Les versions payantes proposent des stockages de 50 et 100 Giga (C’est gigantesque ! ).

Mais très honnêtement, 2 Giga, c’est déjà beaucoup. Si vous ne stockez pas toutes vos photos de famille, ni de vidéos en HD, vous aurez même du mal à remplir les 2 Giga ! De plus, plus la taille des fichiers stockés est importante, plus les temps de synchronisations seront long. Pas très pratique.

De mon point de vue, avoir une limite de stockage est plus un avantage qu’un inconvénient. Comme je l’ai expliqué dans l’article « Plus de produits, plus de services, plus de choix, plus, plus, plus ! », un plus grand espace de stockage nous incite à stocker plus, et ce, en nous posant moins de questions sur l’utilité réelle des données stockées. Avoir une limite de stockage raisonnable nous permet de nous rappeler de stocker l’essentiel. Cela nous permet aussi de retrouver nos fichiers plus facilement.

Parrainage Drop Box

Si vous souhaitez augmenter votre espace de stockage DropBox, sans pour autant vous abonner à la version payante, je vous propose un parainage.

Le concept est simple, si vous vous inscrivez au site Drop-Box en utilisant mon lien de parrainage ci-dessous, vous obtiendrez gratuitement 500 MO de stockage supplémentaires. De mon côté aussi, je gagnerai 500 MO de stockage.

Inscription DropBox par parrainage : + 500 MO de stockage

Je trouve la méthode de publicité de DropBox très intelligente. Tout le monde y gagne ! 🙂

Pourquoi DropBox me simplifie la vie :

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Pour ma part, ce que j’apprécie vraiment avec DropBox, c’est le fait d’être « libre ». De pouvoir partir l’ordinateur sous le bras en sachant que je pourrai travailler correctement partout où j’aurai accès à internet. Que l’on voyage souvent ou pas, c’est quelque chose de vraiment agréable !

Mais l’utilisation de DropBox sur un smartphone procure encore plus d’avantages. Toutes nos informations sont à portée de main.

J’ai par exemple dans ma DropBox un dossier « Recettes de cuisines » dans lequel je place toutes mes recettes préférées au format PDF. Quand je suis en vacances chez des amis et que je veux leur faire découvrir une recette, j’ai accès à tout mon répertoire de recettes via mon smartphone et ma DropBox. Pour peu que mes amis n’aient pas vu que je regardais souvent mon smartphone alors que je cuisinais, j’arrive à me faire passer pour un chef ;-).

De même, si arrivé à l’aéroport je me rend compte que j’ai oublié d’imprimer ma carte d’embarquement, pas de panique ! Je peux ouvrir le document sur mon smartphone, et présenter (sur mon écran) le code barre de mon billet, qui pourra être scanné par le personnel de l’aéroport !

Encore un exemple. Imaginez que vous ayez oublié d’envoyer par e-mail un rapport extrêmement important à un de vos collègues, avant de partir en vacances (il en a besoin, c’est urgent). Vous êtes déjà en vacance, vous n’avez plus accès à votre ordinateur de bureau, tout est foutu ? Mais non voyons…

Vous pouvez avoir accès à votre fichier directement sur votre smartphone, ou bien depuis n’importe quel ordinateur via le site internet de DropBox pour pouvoir l’envoyer à votre collègue. Sauvé !

En plus de cela, de nos jours, il est vraiment facile et rapide de numériser. Par exemple, j’ai installé sur mon smartphone une application de numérisation. Si je souhaite garder un article de journal intéressant que j’ai trouvé dans la salle d’attente de mon coiffeur, je peux le scanner avec mon téléphone, qui le placera automatiquement dans le fichier adéquat sur ma DropBox. Quand j’irai sur mon PC, au bureau, ou à la maison : Surprise ! L’article que je voulais finir de lire est devant moi, au format PDF !

Je trouve cela absolument génial 🙂

Numériser permet aussi un gain de place énorme sur notre bureau (physique). Pour éviter d’encombrer notre bureau, on peut se demander pour chaque lettre / document / article papier :

  1. En ai-je vraiment besoin ? Si non, alors poubelle.
  2. Sous forme de papier absoluement ? Si non, alors pourquoi ne pas le numériser ?

Il est toujours possible de réimprimer un fichié numérisé.

Bref, il y a énormément de cas où l’utilisation de DropBox peut se révéler extrêmement pratique !

Merci d’avoir lu cet article, si vous avez des questions, n’hésitez pas !

Thomas

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