Roue de Deming

L’amélioration continue permet de garantir des progrès constants dans n’importe quels domaines où on l’utilise. Travail, performance sportives, organisation, relations sociales, couple…

De mon point de vue, on ne peut tout simplement pas faire de développement personnel sans connaître l’amélioration continue !

Dans cet article, vous découvrirez que le concept est simple et la méthode facile et rapide à mettre en place. Comme à l’habitude, j’agrémente mes articles d’exemples concrets tirés du quotidien.

L’amélioration continue : Définition

Comme le montre le schéma en tête d’article, quand on veut progresser l’amélioration continue nous dit de suivre les 4 étapes suivantes :

  • Plan (Organiser, prévoir ) : C’est la phase de préparation qui nous permet de définir le résultat voulu et par quel moyen nous allons pouvoir l’atteindre
  • DO (Faire) : C’est l’action ! On agit, on réalise.
  • Check (contrôler, mesurer) : C’est la phase de contrôle. Cette phase est très importante.
  • Act (agir, corriger) : Cette phase permet de comparer l’état actuel avec l’état voulu, et de prendre les mesures correctives nécessaires pour se remettre sur le bon chemin.

Pour illustrer simplement ce cycle (on l’appelle le cercle de Deming, ou PDCA) prenons l’exemple d’un barreur sur son bateau.

  • Etape 1 – Organiser : Il regarde où il se trouve sur la carte et où il désire se rendre. Il repère donc la direction à suivre ( ex: nord-est )
  • Etape 2 –  Faire : Il dirige le bateau dans la direction voulue
  • Etape 3 – Contrôler : Au bout d’un moment, il vérifie avec ses instruments qu’il ne s’écarte pas trop de sa trajectoire. Il en profite aussi pour estimer la distance parcourue et ce qui lui reste encore à faire.
  • Etape 4 – Agir : En fait, il s’écarte souvent de sa trajectoire, alors il la corrige en agissant sur le gouvernail.

Le processus se répète de manière cyclique jusqu’à ce qu’il arrive à sa destination.

99% des gens oublient les deux dernières étapes

99% des gens « oublient » de contrôler et de corriger ce qu’il font. Par conséquent ils s’éloignent de plus en plus de leur but. Ils ne peuvent pas non plus bénéficier du gain de motivation que permet la mesure du progrès. En fait ils ne peuvent tout simplement pas entreprendre quelque chose de sérieux sur le long terme. C’est le barreur qui rêvasse en regardant les mouettes, puis qui accuse le bateau de ne pas l’avoir amené là où il le voulait :-).

Dans la vie, c’est pareil, et dans tous les domaines ! Prenons comme exemple l’organisation au bureau et plus précisément le fait de vouloir garder un bureau rangé et propre. Beaucoup de gens entreprennent de temps en temps de ranger leur bureau. Malheureusement le bureau retrouve rapidement son état d’encombrement initial. Comme le barreur qui accuse le bateau, on accuse alors notre bureau d’être trop petit, ou le patron de nous faire crouler sous la paperasse.

Tout cela, parce que les étapes 3 (contrôle) et 4 (agir) ont été oubliées. Si l’on prend soin de contrôler périodiquement l’état du bureau, on peut non seulement le remettre rapidement en ordre mais aussi remarquer pourquoi il nous était difficile de le garder rangé (bureau non fonctionnel ? un manque de tiroirs ? besoin de tout mettre à plat pour tout repenser ?). Suite à ce petit bilan on peut prendre des mesures correctives, dont les effets seront observés avec attention, et ainsi de suite.

Un autre exemple : Faire du sport et progresser sur le long terme.

De nombreuses personnes n’arrivent pas à faire du sport sur le long terme. Elles se démotivent au fil du temps. Les raisons sont diverses : Pas d’objectifs concrets (SMART), pas de réel plaisir à la pratique, mais aussi pas de contrôle, pas de mesure des progrès ! Et comme je l’ai expliqué de A à Z dans l’article « Sport et motivation : les 4 ingrédients magiques« , la mesure des progrès nous alimente en motivation. C’est, entre autre, ce qui nous permet de poursuivre nos efforts pour atteindre notre but. Là aussi il est donc nécessaire de s’arrêter et de réfléchir sur les progrès réalisés (ou non réalisés) et de se remettre en question en agissant volontairement sur les 4 ingrédients de la motivation.

L’amélioration continue en pratique :

En pratique c’est simple. Il suffit de définir la durée durant laquelle vous voulez effectuer un cycle ( PDCA). Le barreur par exemple choisira une courte durée pour ne pas laisser son navire faire des zig-zag.

Des cycles d’une semaine

Dans de nombreux domaines la durée la plus appropriée est celle d’une semaine (sport, projets professionnels, ou personnels). Une fois par semaine on fait un point. Le mieux étant d’installer une routine, une habitude. Pour la vie professionnelle, on peut faire le point le vendredi soir 30 minutes avant de quitter le bureau. On s’assoit à une table, on liste les 3 ou 4 domaines ou projets dans lesquels on essaye de progresser. On constate ce qui a été réussi, ce qui a été moins bien réussi. On envisage des mesures correctives pour améliorer les choses la semaine suivante.

Des cycles très courts

Au quotidien, pour les « petites choses » comme ne plus être tête en l’air, garder de l’ordre sur le bureau, ou améliorer nos comportements, il est fréquent que quelque chose ne fonctionne pas comme prévu. On oublie quelque chose à la maison, on ne retrouve plus un dossier pourtant important, on ne réagit pas correctement à une remarque…

Il  est nécessaire d’être réactif pour faire changer les choses rapidement, plutôt que de s’énerver, ne rien changer, et être confronté à la même situation peu de temps après. On peut donc par exemple prendre 2 minutes sur le moment pour réaliser les étapes  « contrôler » et  « agir » :

« Bien. Quelque chose n’a pas marché. Je vais changer ça et ça, et cela ne devrait plus se reproduire ».

Si par exemple tous les matins vous passez 5 minutes à chercher partout votre clef avant d’aller travailler, il serait peut-être nécessaire de faire quelque chose :-). En ignorant ces « petits » problèmes, on s’enferre dans des routines qui ne fonctionnent pas vraiment, et avec le temps on finit par les accepter comme des situations « normales ». La somme de tous ces dysfonctionnements affectent réellement notre efficacité, nous ralentit dans nos projet, et nous sappe notre motivation.

C’est très facile de remarquer ce genre de petits problèmes chez les autres, cela nous saute aux yeux. Mais pour changer nos habitudes personnelles, il faut réussir à prendre du recul pour les remarquer, et accepter de se remettre en cause.

C’est aussi simple que cela. Et pour ceux qui ont déjà lu mon article : »La méthode des 5S au quotidien« , vous aurez constaté que l’amélioration continue y est déjà intégrée. C’est ce qui permet de garder un bureau ou une maison rangée sur le long terme.

David Allen, le célèbre Coach en organisation du travail  a aussi intégré l’amélioration continue à sa méthode GTD. Il parle d’ailleurs de « Weekly revue » (bilan hebdomadaire), élément clé, sans quoi sa méthode ne pourrait fonctionner.

Merci de m’avoir lu,

Thomas

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